งานพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
สถาบันวิจัยและพัฒนาชายแดนภาคใต้

ถอดบทเรียน "ปัญหาจากการบริหารจัดการงานบริการวิชาการ 2559"

ปัญหาที่ 1 การยกเลิกแบบฟอร์มข้อเสนอโครงการเดิมของบริการวิชาการและให้มีการใช้แบบฟอร์มรูปแบบเดียวกันกับโครงการทั่วไปของมหาวิทยาลัย ส่งผลดังนี้

- ไม่สามารถระบุยุทธศาสตร์งานบริการวิชาการ ซึ่งเป็นยุทธศาสตร์ของเฉพาะโครงการบริการวิชาการเท่านั้น

- ไม่สามารถระบุการบูรณาการโครงการกับการเรียนการสอน งานวิจัย หรือโครงการทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม

          วิธีการแก้ปัญหา

  • วางแผนสร้างแบบฟอร์มที่เป็นใบส่งหรือใบปะหน้าสำหรับข้อเสนอโครงการบริการวิชาการ และให้มีการระบุยุทธศาสตร์และการบูรณาการโครงการในแบบฟอร์มดังกล่าว

ปัญหาที่ 2 การส่งรายงานผลการดำเนินงานโครงการมีความผิดพลาดบ่อยครั้ง ดังนี้

          -  ผู้รับผิดชอบไม่ส่งรายงานผลตามรูปแบบรายงานที่กำหนดไว้

          - ผู้รับผิดชอบใส่ข้อมูลดิบหรือไม่ได้สรุปข้อมูล เช่น ไม่มีข้อมูลจำนวนผู้เข้าร่วม ไม่มีข้อมูลค่าเฉลี่ยความพึงพอใจ

          - ในการส่งเล่มรายงานมายังสถาบันวิจัยฯ จะเป็นการส่งเล่มฉบับสมบูรณ์ จำนวน 5 เล่ม ทำให้เมื่อมีการแก้ไข จะต้องทำเล่มใหม่ ทำให้เกิดการสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษและงบประมาณ

          วิธีการแก้ปัญหา

  • วางแผนปรับปรุงเล่มรูปแบบรายงานใหม่ ปรับการเขียนและเพิ่มตัวอย่างและภาพประกอบให้สามารถเข้าใจได้ง่ายขึ้น
  • ปรับรูปแบบวิธีการส่งรายงานผลการดำเนินงานใหม่ โดยเดิมทีให้ส่งฉบับสมบูรณ์ จำนวน 5 เล่มเลย เปลี่ยนเป็นให้ส่งฉบับร่างก่อนการส่งฉบับสมบูรณ์ ทั้งนี้เพื่อเป็นการประหยัดทรัพยากรกระดาษยิ่งขึ้นอาจใช้กระดาษที่ใช้แล้ว 1 หน้า (Reuse) สำหรับพิมพ์เล่มฉบับร่าง

 

สิ่งที่ต้องเตรียมการ

1. คู่มือการจัดทำรายงานผลการดำเนินงาน (ฉบับปรับปรุง)

2. แผนการส่งรายงาน (รูปแบบใหม่)

3. ใบส่งรายงานผล (ฉบับร่าง), ใบส่งรายงานผล (ฉบับสมบูรณ์)  Checklist รูปแบบรายงาน

4. แบบสรุปรายงานผลฯ  Checklist เนื้อหารายงาน